الأسئلة الشائعة والعروض التقديمية والدروس: العثور على دعم لإعداد التقارير التفصيلية والمالية.

العروض التقديمية

لمحة عن إعداد التقارير Reporting at a glance
صياغة التقرير المؤقت Drafting the interim report
تقديم التقارير من خلال نظام المعلومات الإدارية للمقدمي وشركاء المشروع Reporting in the MIS for Lead Beneficiaries and partners
تعديلات في نظام المعلومات الإدارية Adjustments in the MIS
تقديم التقارير من خلال نظام المعلومات الإدارية للمدققين Reporting in the MIS for auditors 

ورشات تدريبية وطنية عبر الأنترنت عن تقديم التقارير لمراجعي الحسابات والشركاء: Spain (19.11.2020) - France (03.12.2020) - Jordan (08.02.2021) - Greece (11.02.2021) - Egypt (18.02.2021) - Italy (03.03.2021) - Palestine (09.03.2021) - Lebanon (11.03.2021) - Tunisia (17.03.2021) - Cyprus, Israel, Malta (18.03.2021) 

National seminars on reporting for auditors and partners (strategic projects) - standard presentations

National seminars on reporting for auditors and partners (all types of projects): Cyprus (04.11.2021)

الأسئلة المتداولة حول التقرير المؤقت

1. التقرير التفصيلي

1.1 يجب أن يغطي التقرير التفصيلي الأشهر الستة الأخيرة من التنفيذ؟

الفترة التي يغطيها التقرير المؤقت الأول هي M0 إلى M12 (المادة 6.3 من عقد المنحة). بناء على ذلك، ينبغي تكييف نص التقرير المرحلي السابق وتنسيقه، لا حذفه، بحيث يدمج وصف القسم التفصيلي حتى M12.

1.2 هل يجب أن نملأ جميع الأقسام التفصيلية قبل تحميل نفقاتنا؟

من الممكن البدء إما بالجزء التفصيلي أو الجزء المالي. يتولى المستفيد الرئيسي ملء التقرير التفصيلي وقائمة النفقات الخاصة به. يمكن العمل في كلا القسمين بالتوازي إلى أن يتم تقديمه إلى مراجع الحسابات، وهو الوقت الذي لن يكون فيه من الممكن إجراء تعديلات أو تحميل للوثائق.

1.3 فيما يتعلق بالجزء التفصيلي، هل يظل عدد الأحرف كما هو التقرير المرحلي أم أنه قد سيزداد بالنظر إلى أنه ينبغي لنا الإبلاغ عن سنة من النشاط؟

يبقى عدد الأحرف نفسه. يجب أن يكيف المستفيد الرئيسي LB المحتوى لتحديث وتلخيص المعلومات التي يجب تغطيتها من M0 إلى M12 (المادة 6.3 من عقد المنحة). بناء على ذلك، سيظهر نص التقرير السابق لسهولة إدماجه في التقرير الأخير.

1.4 هل نحن بحاجة إلى تحميل المخرجات المكتملة فقط والتي لن تخضع لمزيد من التغييرات في الفترة المقبلة؟

ليس فقط، إذا كانت هناك مخرجات خضعت للتحديث يمكنك تحميل الجزء الجديد مع التحديثات الأخيرة. يرجى ملاحظة أنه في صفحة البرنامج على الأنترنت سيكون هناك أيضاً قسم لتحميل المخرجات المكتملة والنهائية، حتى يمكن نشرها وإتاحتها للجميع.

1.5 هل من الممكن تأجيل الأنشطة الفردية فقط وليس المنتج بأكمله؟

لا يمكن تأجيل الأنشطة الفردية فقط في النظام الإداري MIS لأنها جزء من النواتج. فيما يتعلق بالنواتج التي تحتاج إلى تأجيل، من الضروري إزالة العلامة، اضغط على رمز الساعة الذي سيظهر ثم أشر إلى الفصل الجديد للتحقيق.

1.6 هل يمكنكم أن تؤكدوا أن في القسم "مشاركة موظفي المشروع أو ممثليه في المناسبات المتصلة بالمشروع (الداخلية والعامة)" هل من الضروري إدراج الأحداث التي ينظمها المشروع نفسه فقط؟

لا. ينبغي رصد الأحداث التي يمثل فيها المشروع ايضا. يرجى ملاحظة أنه ينبغي أيضاً إدراجها في المرفق 4.1 "النتائج العابرة للحدود indicators_v.1.0".

2. التقرير المالي

2.1 يرجى تقديم إيضاحات بشأن مقبولية تكاليف الموظفين في المؤسسات الخاصة (المهنيين) بخلاف الموظفين في فئة تكاليف الموارد البشرية: هؤلاء المهنيون عادة ما يسجلون ضريبة القيمة المضافة ويسددون مطالبات مع الفواتير.

ويمكن الإبلاغ عن تكاليف الأشخاص الطبيعيين بموجب عقد غير عقد العمل، وتلقي أشكال أخرى من الأجور بخلاف مدفوعات المرتبات، في إطار فئة التكاليف "الموارد البشرية"، شريطة ألا يكونوا خبراء إستشاريين خارجيين. الرجاء مراجعة الفصل 7 من PIM للحصول على مزيد من المعلومات.

2.2 هل يمكنكم تأكيد أن النفقات المتعلقة بالسنة الأولى من التنفيذ (M1-M12) ولكنها دفعت بعد الشهر 12 ولكن قبل تقديم التقرير المرحلي الأول يمكن النظر فيها في التقرير المؤقت الأول؟

لا، يجب أن يتم الإبلاغ عن جميع النفقات المدفوعة بعد نهاية الفترة المشمولة بالتقرير (M1-M12) في التقرير المرحلي الثاني (M13 - M18).

2.3 في حال كان لدينا فواتير متعددة لخدمة واحدة (في الميزانية 1 وحدة) كيف يجب إدراجها في نظام المعلومات الإدارية MIS؟

يرجى إدراج كل دفعة بشكل منفرد، حتى لو تم الدفع على عدة دفعات لكل وحدة واحدة من الميزانية. في حالة المدفوعات الكثيرة المتعلقة بتكاليف السفر والإقامة، قم بملء الملحق 4.2 من دليل تنفيذ المشروع PIM (نموذج السفر) لاكمال المعلومات.

2.4 ماذا يحدث إذا تجاوزنا إجمالي الميزانية لكل بند من الميزانية؟

لن يتم تخفيض النفقات المبلغ عنها والتي تتجاوز مجموع بند الميزانية، ما لم تتجاوز عتبة التعديل الطفيف (أي 20 % لفئة التكلفة الواحدة أو لكل شريك). غير أن بنود الميزانية التي تم تجاوزها يجب ان تُعدَّل قبل التقرير اللاحق.

2.5 هل نحن بحاجة إلى إحترام سعر الوحدة أو عدد الوحدات المعتمدة في الميزانية؟

الميزانية هي تقدير للتكاليف وتخضع للتغييرات أثناء تنفيذ المشروع، وبالتالي فإن معدلات الوحدات والوحدات المبلغ عنها لا يجب أن تتطابق تماما مع المعدلات المدرجة في الميزانية. مع ذلك، يرجى ملاحظة أن التغييرات الجوهرية قد تؤدي إلى طلبات للحصول على توضيحات.

2.6 ما سعر الصرف الذي نحتاج إلى إستخدامه في الإبلاغ عن التكاليف بعملتنا؟

وفقاً لعقد المنحة (المادة 7.6)، تقدم التقارير المالية باليورو، ويجوز حسابها من البيانات المالية المقدمة بعملات أخرى. في هذه الحالة، ولأغراض الإبلاغ، يتم التحويل إلى اليورو بإستخدام سعر الصرف المحاسبي الرسمي الشهري الذي تطبقه المفوضية الأوروبية في الشهر الذي قدمت فيه النفقات إلى مراجع الحسابات لفحصها للتحقق منها. ولهذا الغرض، يحسب سعر الصرف تلقائيا بواسطة النظام الإداري MIS، بمجرد أن يتم التحقق من صحة التقرير وتقديمه إلى مراجع الحسابات للتحقق منه. يرجى ملاحظة أن الخسائر المحتملة الناجمة عن الفرق في تطبيق سعر الصرف لا يمكن تغطيتها من قبل البرنامج وتعتبر تكاليف غير مؤهلة.

2.7 كيف ينبغي لنا الإبلاغ عن التكاليف الإدارية؟

سيتم حساب التكاليف الإدارية تلقائياً بواسطة نظام المعلومات الإدارية MIS لكل تقرير مالي. وبما أن هذه الوظيفة لا تزال معلقة في نظام MIS، فإن مبلغ التكاليف الإدارية (وفقاً الى النسبة المئوية من التكاليف المتعاقد عليها) ينبغي أن تُحسب وتُضاف إلى مبلغ النفقات المبلغ عنها، في "طلب الدفع" الذي يتعين تحميله في قسم "الوثائق" من أجل إنهاء إجراءات الإبلاغ، وأن يكون قادراً على تقديم التقرير المؤقت إلى الأمانة الفنية المشتركة JTS.

2.8 كيف يتم التمييز بين النفقات والمساهمة الخاصة بـ ENI على المنصة؟

لا تختلف النفقات المبلغ عنها (مجموع المبلغ عنها = مساهمة ENI + التمويل المشترك). سيتم تطبيق النسبة المئوية المتعاقد عليها من التمويل المشترك، أي أن نسبة 10 % على الأقل من المبلغ المبلغ عنه ستعتبر تمويلاً متشاركاً.

2.9 يجب على الشركاء إنتظار تأكيد التحقق المسبق من LB قبل تقديم تقريرهم إلى مراجع الحسابات؟

إن فحص المدير المالي للمستفيد الرئيسي ليس إجبارياً. يجب على المدير المالي لكل شريك التحقق من النفقات قبل تقديم التقرير إلى مراجع الحسابات. يرجى العلم أنه لن يكون من الممكن إجراء مزيد من التحرير للتقرير بمجرد تقديمه إلى مراجع الحسابات.

2.10 بمجرد أن نقوم كمستفيد رئيسي (LB) بفحص النفقات والانتهاء من القسم التفصيلي الخاص بنا، هل يتعين على كل شريك إرسال التقرير إلى مراجع الحسابات للتحقق منه؟ أم أن LB هو المسؤول عن هذا؟

بمجرد الإنتهاء من تحميل جميع النفقات يرسل كل شريك تقريره إلى مراجع الحسابات الخاص به للتحقق من النفقات عن طريق نظم المعلومات الإدارية MIS .

2.11 في حالة الموظفين الذين لم يعملوا في مؤسسة LB/PP خلال سنة التقرير الكاملة، هل يحق لهم إستخدام تكلفة الساعة في آخر سنة كاملة متاحة لهذا الموظف? 

كقاعدة عامة، ووفقا للتعليمات الواردة في دليل تنفيذ المشروع PIM القسم 7.1.2، تحسب تكاليف الموظفين على أساس الراتب الإجمالي الشهري الفعلي (أو الأجر) مضافا إليه التكاليف الإجتماعية والتأمين وأية تكاليف قانونية أخرى مدرجة في الأجر (والمستمدة من القواعد الوطنية)، ولكن مع إستبعاد أية تكاليف متغيرة. كما هو مبين في القسم، يجب حساب إجمالي الرواتب مرة واحدة على الأقل في السنة وفي كل مرة يحدث فيها تغيير في التكاليف (زيادات في المرتب، وما إلى ذلك). بما أن تكلفة الساعة ينبغي أن تكون دقيقة قدر الإمكان لكي تعكس التكاليف الحقيقية المتكبدة للموظفين، اذا كان إستخدام تكلفة الساعة على أساس فترة التقريرغير دقيق بما فيه الكفاية، يجوز للLB/PP إستخدام أية تكلفة ساعة حديثة وموثوقة أخرى من شأنها أن توفر تقريب أفضل للتكاليف الفعلية المتكبدة، شريطة أن يتم التحقق من صحتها من قبل مراجع الحسابات وبما يتماشى مع التشريعات الوطنية.

2.12 في حالة عدم مطابقة سنة فترة التقرير مع السنة التقويم، وعدم قدرة مؤسسة LB/PP على حساب تكلفة مناسبة ودقيقة للساعة لفترة التقرير الفعلية، هل يُسمح بإستخدام التكلفة الأخيرة المتاحة للساعة محسوبة لسنة تقويمية كاملة (على سبيل المثال، إذا كانت فترة التقرير هي سبتمبر 2019 - أغسطس 2020، هل يمكننا إستخدام التكلفة بالساعة لعام 2019)؟

يُسمح بإستخدام تكلفة الساعة لعام 2019 في حالة: 1) تكلفة الساعة على أساس فترة التقرير (سبتمبر 2019 - أغسطس 2020) ليست دقيقة بما فيه الكفاية ولا تبلغ عن التكاليف الحقيقية المتكبدة، 2) تكلفة الساعة لعام 2019 دقيقة ويتم التحقق من صحتها من خلال الممارسات القياسية للمنظمة، 3) يتحقق المدقق من حساب تكلفة الساعة لعام 2019 ويثبت تطبيقها على ساعات العمل المنفذة للمشاريع في عام 2020 ، 4) إستخدام تكلفة الساعة 2019 يتماشى مع التشريعات الوطنية (يتم التحقق من نقاط الإتصال الوطنية NCPs).

3. تقارير التحقق من النفقات (EVR)

3.1 لم يحصل بعض الشركاء بعد على التحقق من تأكيد مدققيهم من قبل نقطة الاتصال الخاصة بالتحكم (CCP)، ولكن يتم الإبلاغ عن النفقات في نظام المعلومات الإدارية. هل يمكننا متابعة التقرير وتقديم المصادقة لاحقاً؟

لا، حيث يجب التحقق من صحة مراجعي الحسابات قبل التعاقد معهم. في حالة عدم التحقق من صحة مراجع الحسابات الذي اختاره الشريك (على الإطلاق أو في الوقت المناسب للتقرير)، يمكن الإبلاغ عن النفقات في التقرير التالي، حتى لو كانت تنتمي إلى فترة مختلفة.

3.2 فيما يتعلق بموافقة مدققي الحسابات من قبل CCP، هل البريد الإلكتروني دليل كاف على المصادقة؟

نعم، يمكن إعتبار البريد الإلكتروني الذي يحتوي على تعبير واضح عن عدم الاعتراض دليلاً على مصادقة المدقق من قبل CCP.

3.3 هل من المؤهل أن يكون عدم اعتراض نقطة الاتصال الخاصة بالتحكم (CCP) باللغة الوطنية ذات الصلة؟

نعم، يمكن لكل CCP إصدار المصادقة باللغة الوطنية.

3.4 ما هو التغيير بين الإصدار الأخير من نسخة EVR تقرير التحقق من النفقات في (05/10/2020) والسابقة؟

جرى تنقيح الوثائق التالية:
المرفق 2: قائمة تدقيق مراجعي الحسابات
المرفق 3أ: التقرير الفردي
المرفق 3ب: التقرير الموحد

يوصى جميع المستفيدين الرئيسيين بالمشروع بمشاركة حزمة التحقق من النفقات مع شركائهم.

 

تتوفر حزمة التحقق من النفقات المحدثة في القسم  “Support to implementation”  على موقع البرنامج الالأكتروني

3.5 ماذا يحدث إذا أكمل المدقق التقرير EVR بإستخدام التقرير EVR السابق (قبل 05/10/2020)؟

النماذج السابقة هي أيضا صالحة. يقوم مراجع الحسابات بملء إقرار إضافي متاح مع JTS. في حالة تقديم التقرير بالفعل إلى JTS، سيُطلب الإعلان الإضافي في وقت لاحق.

3.6 إذا كان مدقق حسابات الشريك قد قدم تقرير EVR على نظم المعلومات الإدارية MIS، هل من الممكن تعديله أو تحميل تقرير معدل؟

بمجرد إرسال EVR في النظام الإداري MIS، لا يمكن تعديله أو تحميل تقرير معدل.